Lover og vedtekter

NYE VEDTEKTER FOR HTK iflg. NIFs NYE LOVNORM:

 

LOVER FOR HOLMENKOLLEN TENNISKLUBB

 

Endret i overensstemmelse med NIFs lovnorm i henhold til brev fra NIF av 22.11.19, jfr. Styrevedtak i HTK av 31.01.20.

I  INNLEDENDE BESTEMMELSER

 

  • 1 Formål

 

Holmenkollen Tennisklubb (Klubben) ble stiftet 10. februar 1936 og har til formål å drive idrett organisert i Norges Idrettsforbund og olympiske og paralympiske komite (NIF).

 

Klubbens arbeid skal preges av frivillighet, demokrati, lojalitet og likeverd. All idrettslig aktivitet skal bygge på grunnverdier som idrettsglede, fellesskap, helse og ærlighet.

 

  • 2 Organisasjon

 

Klubben er selveiende og frittstående med utelukkende personlige medlemmer.

 

Klubben er medlem av Norges Tennisforbund.

 

Klubben er medlem av NIF gjennom Oslo Idrettskrets, hører hjemme i Oslo kommune og er medlem av Oslo Idrettsråd.

 

Klubben skal overholde organisasjonsledds regelverk og vedtak. NIFs regelverk gjelder for klubben uavhengig av hva som måtte stå i klubbens egen lov.

 

  • 3 Medlemmer

 

For at en person skal kunne opptas i Klubben må vedkommende:

 

  1. a) Akseptere å overholde Klubbens og overordnede organisasjonsledds regelverk og vedtak.
  2. b) Ha gjort opp eventuelle økonomiske forpliktelser til Klubben og andre organisasjonsledd i NIF.

 

Klubbens styre kan i særlige tilfeller nekte en person medlemskap. Før vedtak om dette treffes, skal personen gjøres kjent med bakgrunnen for saken og gis en frist på to uker til å uttale seg. Vedtaket skal være skriftlig og begrunnet samt informere om klageadgang. Vedtaket kan påklages til idrettskretsen innen tre uker etter at det er mottatt. Klagen skal sendes til Klubbens styre, som eventuelt kan omgjøre vedtaket. Dersom vedtaket opprettholdes, sendes klagen til idrettskretsen innen to uker.

 

Medlemskap i Klubben er først gyldig fra den dag første kontingent er betalt.

 

Alle Klubbens medlemmer plikter å overholde NIFs, tilsluttede organisasjonsledds og Klubbens regelverk og vedtak.

 

Utmelding skal skje skriftlig til Klubben og får virkning når den er mottatt.

 

Klubben kan frata medlemskap fra medlem som etter purring ikke betaler fastsatt medlemskontingent. Medlem som skylder kontingent for to år, taper automatisk sitt medlemskap i Klubben og skal strykes fra Klubbens medlemsliste.

 

Klubben kan i særlige tilfeller frata et medlem medlemskapet for en periode på inntil ett år. Før vedtak treffes, skal vedkommende gjøres kjent med bakgrunnen for saken og gis en frist på to uker til å utale seg. Vedtaket skal være skriftlig og begrunnet samt informere om klageadgang.

 

Ved fratakelse av medlemskap kan den saken gjelder kreve at vedtaket behandles av ordinært/ekstraordinært årsmøte, og ha rett til å være til stede ved årsmøtets behandling av saken. Kravet må fremsettes innen en uke etter at vedtaket er mottatt, og årsmøtet må deretter avholdes innen en måned.

 

Ved fratakelse av medlemskap kan Klubbens vedtak påklages til idrettskretsen innen tre uker etter at vedtaket er mottatt. Klagen skal sendes til Klubbens styre, som eventuelt kan omgjøre vedtaket dersom det er fattet av styret selv. Dersom vedtaket opprettholdes, sendes klagen til idrettskretsen innen to uker. Klubbens vedtak trer ikke i kraft før klagefristen er utløpt, eventuelt når klagesaken er avgjort.

 

Klubben skal føre elektroniske medlemslister i idrettens nasjonale medlemsregister i tråd med forskrift gitt av Idrettsstyret.

 

Klubben har følgende medlemmer:

 

  1. Æresmedlemmer.
  2. Innvoterte livsvarige medlemmer.
  3. Aktive medlemmer.
  4. a) Seniormedlemmer over 21 år.
  5. b) Seniormedlemmer fra 19 – 21 år.
  6. c) Juniormedlemmer under 19 år.
  7. d) Formiddagsmedlemmer med spillerettigheter hverdager inntil kl. 14.00.
  8. e) Studentmedlemmer, dvs. fulltidsstudenter med studiebevis til fylte 26 år.
  9. f) Medlemmer over 67 år.
  10. Passive medlemmer uten spillerettigheter.

 

Alderen regnes fra 01.januar.

 

Søknad om opptagelse i Klubben må innsendes skriftlig til styret. Søknad om medlemskap for søker som ikke er fylt 18 år, må være medundertegnet av vedkommendes foresatte. I forbindelse med søknad oppgis alder, eventuell e-post adresse, bopel og om søkeren er eller tidligere har vært medlem av lag tilsluttet NIF.

 

Æresmedlemmer utpekes av Ordenskollegiet jfr. § 27. Avgjørelsen må godkjennes av styret. Det forutsettes enstemmighet begge steder. Rådskomitéen skal konsulteres før endelig vedtak fattes. Det forutsettes positiv innstilling i Rådskomiéen for å kunne fatte et gyldig vedtak. Så vel Rådskomitéen som styret har forslagsrett overfor Ordenskollegiet på æresmedlemskandidater.

 

  • 4 Medlemskontingent og avgifter

 

Årsmøtet fastsetter kontingent og innskrivningspenger. Begge deler betales forskuddsvis. Andre avgifter/egenandeler kan kreves for deltagelse i Klubbens aktivitetstilbud.

 

Årskontingenten skal være betalt før sesongåpning 1. mai.

 

Styret har i konkrete sitasjoner anledning til å sette ned eller frafalle kontingent.

 

 

II  TILLITSVALGTE OG ANSATTE

 

  • 5 Kjønnsfordeling

 

Klubben skal arbeide for lik kjønnsfordeling ved valg/oppnevning til styrer, komiteer mv. og representasjon til årsmøte/ting. Ved valg av styre, råd, utvalg/komité m.m. og ved representasjon til årsmøte/ting i overordnet organisasjonsledd, skal begge kjønn være representert. Sammensetningen skal være forholdsmessig i forhold til kjønnsfordelingen i medlemsmassen, dog slik at ved valg/oppnevning av mer enn tre personer, skal det velges/oppnevnes minst to personer av hvert kjønn. Bestemmelsen gjelder også der det velges mer enn ett varamedlem. En eventuell ansattes representant teller ikke med ved beregningen av kjønnsfordelingen.

 

Ved valg/oppnevning til styre, råd, utvalg/komité med mer i strid med bestemmelsen, skal styret innen en måned etter årsmøtet sende ut innkalling til ekstraordinært årsmøte der nytt valg foretas. Eksisterende medlemmer i det aktuelle styret, komitéen m.m. blir sittende til nytt styre, komité m.m. er valgt/oppnevnt.

 

Idrettskretsen kan pålegge Klubben å oppfylle bestemmelsen, herunder innkalle til nytt årsmøte eller foreta ny oppnevning.

 

Idrettskretsen kan, når det gjelder særlige forhold, gi dispensasjon fra denne bestemmelsen.

 

  • 6 Generelle regler om stemmerett, valgbarhet, forslagsrett mv.

 

For å ha stemmerett, være valgbar til årsmøte/tingvalgte organer og kunne velges/oppnevnes  som representant til årsmøte/ting i overordnet organisasjonsledd, må man ha  fylt 15 år i løpet av kalenderåret, vært medlem av Klubben i minst en måned og ha gjort opp sine økonomiske forpliktelser overfor klubben.

 

Et medlem kan ikke samtidig inneha mer enn et av følgende verv i klubben: medlem av styret, valgkomite, kontrollutvalg, lovutvalg, revisor og utvalg som ilegger sanksjoner.

 

Et medlem kan ikke ha styreverv i flere idrettslag som deltar i samme konkurranse. Tilsvarende gjelder andre tillitsverv som gir påvirkningsmulighet over den aktuelle konkurranseaktiviteten, eller tilgang på informasjon som kan benyttes til et av idrettslagenes fordel.

 

Forslagsrett:

  1. Et medlem har forslagsrett til og på årsmøtet i klubben.
  2. Klubbens styre har forslagsrett til og på årsmøtet i klubben.
  3. Møteberettiget komite/utvalg har forslagsrett til årsmøtet i saker som ligger innenfor sitt arbeidsområde og dets representant(er) har forslagsrett til årsmøtet innenfor komiteens/utvalgets arbeidsområde.

 

Møte- og talerett:

1) Representant fra overordnet organisasjonsledd har møte- og talerett på årsmøtet i klubben.

2) Revisor har møte- og talerett på årsmøtet i saker som ligger innenfor hans/hennes  arbeidsområde.

 

  • 7 Stemmerett, valgbarhet og representasjonsrett for arbeidstaker.

 

Med arbeidstaker etter denne bestemmelse menes person som:

  1. Utfører lønnet arbeid for klubben tilsvarende en stillingsbrøk på mer enn 20% eller
  2. Mottar mer enn 1G i lønn/andre ytelser fra klubben i løpet av et kalenderår.

 

En arbeidstaker i klubben har ikke stemmerett på klubbens årsmøte, og er ikke valgbar til styre, råd, utvalg/komite mv. i klubben eller overordnede organisasjonsledd. Tillitsvalgt som får relevant ansettelse, plikter å fratre tillitsvervet ved tiltredelse av stillingen, og kan ikke gjeninntre før ansettelsesforholdet mv. er opphørt.

 

En arbeidstaker i klubben kan ikke velges eller oppnevnes som representant til årsmøte/ting eller ledermøte i overordnede organisasjonsledd. Det kan heller ikke velges eller oppnevnes representant som er arbeidstaker i det organisasjonsledd representasjonen skjer.

 

Bestemmelsen er ikke til hinder for at klubben gir de ansatte rett til å utpeke ansattrepresentant(er) til klubbens styre.

 

En person som er valgt eller oppnevnt i strid med bestemmelsen anses ikke som valgt eller oppnevnt.

 

Idrettsstyret kan, når det foreligger særlige forhold, gi dispensasjon fra bestemmelsen for et valg/oppnevning.

 

  • 8 Valgbarhet og representasjonsrett for andre personer med tilknytning til klubben.

 

Et medlem som har en økonomisk særinteresse i driften av klubben som overstiger 1G i løpet av kalenderåret, er ikke valgbar til styre, råd, utvalg/komite mv. i klubben eller overordnet organisasjonsledd. Det samme gjelder styremedlem, ansatt eller aksjonær med vesentlig innflytelse, i en juridisk person som har slik økonomisk særinteresse som nevnt i første setning. Begrensningen gjelder ikke for styremedlem oppnevnt av klubben. Tillitsvalgt som får slik økonomisk særinteresse, styreverv, ansettelse eller eierandel, plikter å fratre tillitsvervet, og kan ikke gjeninntre før ansettelsesforholdet mv. er opphørt.

 

Person som i henhold til første ledd ikke er valgbar, kan heller ikke velges eller oppnevnes som representant til årsmøte/ting eller ledermøte i overordnede organisasjonsledd. Det kan heller ikke velges eller oppnevnes representant med tilsvarende tilknytning til det organisasjonsledd representasjonen skjer.

 

En person som er valgt eller oppnevnt i strid med bestemmelsen anses som ikke valgt.

 

Idrettsstyret kan, når det foreligger særlige forhold, gi dispensasjon fra bestemmelsen for et valg/oppnevning.

 

  • 9 Inhabilitet

 

En tillitsvalgt, oppnevnt representant eller ansatt i Klubben er inhabil til å tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse eller til å treffe avgjørelse:

 

  1. a) Når vedkommende selv er part i saken.
  2. b) Når vedkommende er i slekt eller svogerskap med en part i opp- eller nedstigende linje eller i sidelinje så nær som søsken.
  3. c) Når vedkommende er eller har vært gift med eller er forlovet eller samboer med en part.
  4. d) Når vedkommende leder eller har ledende stilling, eller er medlem av styret i et organisasjonsledd eller annen juridisk person som er part i saken.

 

Likeså er vedkommende inhabil når andre særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til vedkommendes upartiskhet. Det skal blant annet legges vekt på om avgjørelsen i saken kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for vedkommende selv eller noen som vedkommende har nær personlig tilknytning til. Det skal også legges vekt på om inhabilitetsinnsigelse er reist av en part.

 

Er en overordnet inhabil, kan avgjørelse i saken heller ikke treffes av direkte underordnet i Klubben.

 

Inhabilitetsreglene får ikke anvendelse dersom det er åpenbart at den tillitsvalgte, oppnevnte representanter eller ansattes tilknytning til saken eller partene ikke vil kunne påvirke vedkommende standpunkt og idrettslige interesser ikke tilsier at vedkommende viker sete.

 

Med part menes i denne bestemmelsen person, herunder juridisk person som en avgjørelse retter seg mot eller som saken ellers direkte gjelder.

 

I styrer, komiteer og utvalg treffes avgjørelsen av organet selv, uten at vedkommende medlem deltar. Dersom det i en og samme sak oppstår spørsmål om inhabilitet for flere medlemmer, kan ingen av dem delta ved avgjørelsen av sin egen eller et annet medlems habilitet, med mindre organet ellers ikke vil være vedtaksført i spørsmålet. I sistnevnte tilfelle skal alle møtende medlemmer delta. Medlemmet skal i god tid si fra om forhold som gjør eller kan gjøre vedkommende inhabil. Før spørsmålet avgjøres, bør varamedlem eller annen stedfortreder innkalles til å møte og delta ved avgjørelsen dersom det kan gjøres uten vesentlig tidsspille eller kostnad. I øvrige tilfeller avgjør vedkommende selv om vedkommende er inhabil.

 

Dersom en part krever det og det kan gjøres uten vesentlig tidsspille, eller vedkommende ellers finner grunn til det, skal vedkommende selv forelegge spørsmålet for sin nærmeste overordnede til avgjørelse.

 

Bestemmelsen gjelder ikke på årsmøtet i Klubben.

 

  • 10 Vedtaksførhet, flertallskrav og protokoll

 

Når ikke annet er bestemt, er styrer, komiteer og utvalg i Klubben vedtaksføre når et flertall av medlemmene er til stede. Vedtak fattes med flertall av de avgitte stemmene. Ved stemmelikhet er møteleders stemme avgjørende.

 

Vedtak kan fattes ved skriftlig saksbehandling eller ved fjernmøte, dersom et flertall av medlemmene er til stede. Ved skriftlig behandling sendes kopier av sakens dokumenter samtidig til alle medlemmer med forslag til vedtak. Ved fjernmøte skal alle møtedeltakerne kunne kommunisere med hverandre.

 

Det skal føres protokoll fra styremøter. Protokollene skal være tilgjengelig for klubbens medlemmer, med mindre styret bestemmer noe annet i den enkelte saken.

 

  • 11 Tillitsvalgtes refusjon av utgifter. Godtgjørelse

 

Tillitsvalgt kan motta refusjon for nødvendige, faktiske utgifter som påføres vedkommende i forbindelse med utførelsen av vervet.

 

Tillitsvalgt kan motta en rimelig godtgjørelse for sitt arbeid.

 

Godtgjørelse til styret og daglig leder skal klart fremgå av vedtatt budsjett og regnskap.

 

III  ØKONOMI

 

  • 12 Regnskaps-og revisjonsplikt mv.

 

Klubben er regnskaps- og revisjonspliktig, og skal utarbeide et årsregnskap som vedtas av årsmøtet.  Årsregnskapet skal undertegnes av samtlige styremedlemmer. Dersom klubben har egen daglig leder, skal også han/hun undertegne.

 

Klubben skal følge alminnelig lovgivning for regnskap og revisjon der dette gjelder. En klubb med en årlig omsetning på fem millioner kroner eller mer, skal engasjere revisor og følge alminnelig lovgivning for regnskap og revisjon selv om de ikke er forpliktet til det etter alminnelig lovgivning. For klubb som ikke har regnskapsplikt etter alminnelig lovgivning, gjelder uansett følgende:

  1. Regnskapet skal vise en oppstilling over inntekter og kostnader i regnskapsåret og skal omfatte hele klubbens aktivitet. Dersom klubben er inndelt i flere grupper/avdelinger, skal de enkelte grupper/avdelingers aktiviteter også vises i regnskapet.
  2. Alle transaksjoner skal dokumenteres på en måte som viser deres berettigelse.
  3. Regnskapet skal bokføres og spesifiseres så ofte som opplysningenes karakter og klubbens art og omfang tilsier.
  4. Regnskapet med alle bilag, bokførte opplysninger og underdokumentasjon skal oppbevares på en trygg måte i minimum fem år etter regnskapsårets slutt.
  5. Bankkonti skal være knyttet til klubben, og skal disponeres av minimum to personer i fellesskap. Alle utbetalingstransaksjoner skal være godkjent av minimum to personer i fellesskap.

 

Klubben skal ha underslagsforsikring.

 

  • 13 Budsjett

 

På årsmøtet skal det vedtas ett budsjett som inneholder alle hovedposter i resultatregnskapet. Eventuelle midler avsatt til kontrollutvalgets arbeid skal spesifiseres særskilt.

 

Budsjettet skal være realistisk, og resultatet skal ikke vise underskudd med mindre det dekkes av positiv egenkapital.

 

Det vedtatte budsjett bør fremkomme i en egen kolonne når årsregnskapet fremlegges.

 

  • 14 Utlån og garanti.

 

Klubben kan ikke gi lån eller stille garantier for lån hvis ikke lånet eller garantien er sikret med betryggende pant eller annen betryggende sikkerhet. Sikkerheten for lån og garantier skal opplyses i note i årsoppgjøret.

 

 

IV ÅRSMØTE, STYRE, UTVALG M.M.

 

  • 15 Årsmøtet

 

Årsmøtet er Klubbens høyeste myndighet og avholdes hvert år innen utgangen av mars måned.

 

Årsmøtet innkalles av styret med minst en måneds varsel direkte til medlemmene eventuelt på annen forsvarlig måte. Dette kan være ved kunngjøring i pressen, ved oppslag i klubbhuset, på Klubbens internettside samt pr. e-post til hvert medlem. Innkallingen kan henvise til at saksdokumentene gjøres tilgjengelig på Klubbens internettside eller på annen forsvarlig måte. I så fall skal det fremgå at dokumentene vil bli gjort tilgjengelige senest en uke før årsmøtet. Forslag som skal behandles på årsmøtet, må være sendt til styret senest to uker før årsmøtet. Fullstendig saksliste og andre nødvendige saksdokumenter med forslag til årsmøtet må være gjort tilgjengelig senest en uke før årsmøtet.

 

Ved innkalling i strid med bestemmelsen, avgjør årsmøtet henholdsvis under godkjenning av innkalling og godkjennelse av sakslisten, om årsmøtet er lovlig innkalt og om det er saker som ikke kan behandles.

 

Alle Klubbens medlemmer har adgang til årsmøtet. Årsmøtet kan invitere andre personer og/eller media til å være til stede, eventuelt vedta at årsmøtet kun er åpent for medlemmer og andre med møterett.

 

Årsmøtet er vedtaksført dersom det møter et antall stemmeberettigete medlemmer som minst tilsvarer antallet medlemmer i styret i henhold til Klubbens lov. Dersom årsmøtet ikke er vedtaksført, kan det innkalles til årsmøte på nytt uten krav til minimumsdeltakelse.

 

På årsmøtet kan ikke behandles forslag om endring i lov eller bestemmelser som ikke er oppført på den saksliste som er gjort tilgjengelig eller sendt ut. Andre saker kan behandles når 2/3 av de fremmøtte stemmeberettigede vedtar det ved godkjenning av sakslisten.

 

  • 16 Ledelse av årsmøtet

 

Årsmøtet ledes av valgt(e) dirigent(er). Hverken dirigent eller valgt referent behøver å være medlem av Klubben.

 

  • 17 Årsmøtets oppgaver

 

Årsmøtet skal:

 

  1. Godkjenne de stemmeberettigede.
  2. Godkjenne innkallingen, sakslisten og forretningsorden.
  3. Velge dirigent(er), referent, samt to medlemmer til å underskrive protokollen.
  4. Behandle Klubbens årsberetning, herunder eventuelle gruppeårsmeldinger.
  5. Behandle Klubbens regnskap i revidert stand, styrets økonomiske beretning, kontrollutvalgets beretning og revisors beretning.
  6. Behandle forslag og saker.
  7. Fastsette medlemskontingent og innskrivningspenger samt treningsavgift, eller gi gruppestyrene fullmakt til å fastsette treningsavgift for gruppens aktivitet.
  8. Vedta Klubbens budsjett.
  9. Behandle Klubbens organisasjonsplan.
  10. Foreta følgende valg:
  11. a) Leder og nestleder, sistnevnte med særskilt ansvar for å følge opp Klubbens økonomi.
  12. b) Fire styremedlemmer, hver med sine spesielle ansvarsområder/funksjoner. Ett

styremedlem skal ha særskilt ansvar for Oslo Tennisarena samt andre eventuelle spesielle prosjekter. De øvrige tre styremedlemmer fungerer henholdsvis som leder av anleggsutvalg (med ansvar for bane-, hus- og hallkomité), arrangementsutvalg (med ansvar for arrangements-, miljø- og festkomité) og spilleutvalg (med ansvar for junior- og seniorkomité).

Det skal også velges to varamedlemmer, som skal velges blant komitélederne under punkt c.

  1. Leder i 6 komitéer, juniorkomité, seniorkomité, bane-, hall,- og anleggskomité, huskomité, arrangementskomité, fest- og miljøkomité. Etter valg på årsmøtet peker lederne av hver komité selv ut sine komitémedlemmer som skal godkjennes av styret.
  2. Kontrollutvalg med minst to medlemmer og minst ett varamedlem.

 

  1. e) Eventuelle øvrige valg i henhold til årsmøtevedtatt organisasjonsplan.
  2. f) Godkjenne engasjement av statsautorisert/registrert revisor til å revidere Klubbens regnskap.
  3. g) Representanter til ting og møter i de organisasjonsledd idrettslaget har representasjonsrett eller gi styret fullmakt til å oppnevne representantene.
  4. h) Valgkomité med leder, to medlemmer og ett varamedlem.

 

Leder og nestleder velges enkeltvis. De øvrige medlemmer velges samlet. Deretter velges varamedlemmene samlet. Der det velges flere varamedlemmer skal det velges 1. varamedlem, 2. varamedlem osv.

 

  • 18 Stemmegivning på årsmøtet

 

Med mindre annet er bestemt i denne lov, skal et vedtak, for å være gyldig, være truffet med alminnelig flertall av de avgitte stemmene. Ingen representant har mer enn en stemme. Ingen kan møte eller avgi stemme ved fullmakt. Blanke stemmer skal anses som ikke avgitt.

 

Valg foregår skriftlig hvis det foreligger mer enn ett forslag eller det fremmes krav om det. Hvis det skal være skriftlig valg, kan bare foreslåtte kandidater føres opp på stemmeseddelen. Stemmesedler som er blanke, eller som inneholder ikke foreslåtte kandidater, eller ikke inneholder det antall det skal stemmes over, teller ikke, og stemmene anses som ikke avgitt.

 

Når et valg foregår enkeltvis og ingen kandidat oppnår mer enn halvparten av de avgitte stemmer, foretas omvalg mellom de to kandidater som har oppnådd flest stemmer. Er det ved omvalg stemmelikhet, avgjøres valget ved loddtrekning.

 

Når det ved valg skal velges flere ved én avstemning, må alle, for å anses valgt ha mer enn halvparten av de avgitte stemmer. Dette gjelder ikke ved valg av vararepresentant. Hvis ikke tilstrekkelig mange kandidater har oppnådd dette i første omgang, anses de valgt som har fått mer enn halvparten av stemmene. Det foretas så omvalg mellom de øvrige kandidater, og etter denne avstemning anses de valgt som har fått flest stemmer. Er det ved omvalg stemmelikhet, avgjøres valget ved loddtrekning.

 

  • 19 Ekstraordinært årsmøte

 

Ekstraordinært årsmøte i Klubben innkalles av Klubbens styre med minst 14 dagers varsel etter:

 

  1. a) Vedtak av årsmøtet i Klubben.
  2. b) Vedtak av styret i Klubben.
  3. c) Vedtak av styret eller årsmøte/ting i overordnet organisasjonsledd.
  4. d) Skriftlig krav fra ¼ del eller av 50 av klubbens stemmeberettigede medlemmer.

 

Sakslisten og andre nødvendige dokumenter skal enten følge vedlagt innkallingen eller være gjort tilgjengelig på Klubbens internettside eller på annen forsvarlig måte. I sistnevnte tilfelle skal det fremgå av innkallingen at saksdokumentene er gjort tilgjengelig på annen måte, og dokumentene skal være gjort tilgjengelige på innkallingstidspunktet.

 

Ekstraordinært årsmøte er vedtaksført dersom det møter et antall stemmeberettigede medlemmer som minst tilsvarer antall medlemmer av styret i henhold til denne lov. Dersom det ekstraordinære årsmøtet ikke er vedtaksført, kan det innkalles til årsmøte på nytt uten krav til minimumsdeltakelse.

 

Ekstraordinært årsmøte i Klubben skal bare behandle de saker som er angitt i vedtaket eller i kravet om innkalling av det ekstraordinære årsmøtet.

 

Ved innkalling i strid med bestemmelsen, avgjør det ekstraordinære årsmøtet henholdsvis under godkjenning av innkalling og godkjenning av sakslisten om det ekstraordinære årsmøtet er lovlig innkalt og om det er saker som ikke kan behandles.

 

  • 20 Disposisjoner av vesentlig betydning, ekstraordinær karakter eller betydelig omfang.

 

Disposisjoner av vesentlig betydning, ekstraordinær karakter eller betydelig omfang i forhold til klubbens størrelse eller virksomhet, kan kun vedtas av årsmøtet.

 

  • 21 Klubbens styre og ledelse

 

Klubben ledes og forpliktes av styret, som er Klubbens høyeste myndighet mellom årsmøtene.

 

Styret kan ansette daglig leder for Klubbens administrasjon og for øvrig ansette det personal eller personell som er nødvendig for å ivareta Klubbens daglige drift. Styret utarbeider instruks for daglig leder og eventuelt for de øvrige ansatte.

 

Styret skal blant annet:

 

  1. Iverksette årsmøtets og overordnede organisasjonsledds regelverk og vedtak.
  2. Påse at Klubbens midler brukes og forvaltes på en forsiktig måte i samsvar med de vedtak som er fattet på årsmøtet eller i overordnet organisasjonsledd og sørge for at Klubben har en tilfredsstillende organisering av regnskaps- og budsjettfunksjon samt en forsvarlig økonomistyring.
  3. Forestå Klubbens daglige administrasjon og representere Klubben utad og utøve dets faglige myndighet. Styret kan delegere deler av administrasjonsoppgavene til ansatt daglig leder, men har selv fortsatt det overordnete ansvar.
  4. Etter behov oppnevne komitéer/utvalg/personer for spesielle oppgaver og utarbeide mandat/instruks for disse. Styret skal også godkjenne instrukser for de komitéer som dannes av de komitéledere som velges på årsmøtet.
  5. Oppnevne ansvarlig for politiattestordningen.
  6. Oppnevne en ansvarlig (tillitsvalgt eller ansatt) for barneidretten.

7   Oppnevne representanter til årsmøte/ting i overordnede organisasjonsledd dersom årsmøtet ikke har valgt representanter.

 

Styret skal avholde møter når lederen bestemmer det eller minst to av styrets medlemmer forlanger det. Styret er beslutningsdyktig når et flertall av styrets medlemmer er til stede. Vedtak fattes med flertall av de avgitte stemmene. Ved stemmelikhet telles styrelederens stemme dobbelt.

 

Det skal føres protokoll over styrets forhandlinger og vedtak.

 

Klubben er organisert med følgende faste komitéer:

 

  1. Spilleutvalgets leder er gjennom junior- og seniorkomitéen ansvarlig for Klubbens junior- og seniorarbeid, herunder for lagkampene.
  2. Anleggsutvalgets leder er gjennom bane-, hus- og hallkomitéen ansvarlig for banene, hallen og klubbhuset. Bane-, anleggs-, og hallkomitéen fører tilsyn med banenes vedlikehold og administrerer dugnadsarbeidet for dette formål. Komitéen sørger også for at hallen blir satt opp og tatt ned samt for hallens forsvarlige lagring i sommerhalvåret. Komitéen påser likeledes at lysanlegg, tepper etc. til enhver tid er i skikkelig stand. Huskomiteen fører tilsyn med klubbhusets vedlikehold og forestår dets drift.
  3. Arrangementsutvalgets leder er gjennom arrangements-, miljø- og festkomité ansvarlig for gjennomføring av alle arrangementer, klubbens miljø og arrangement av fester. Arrangementskomitéen forestår planlegging og gjennomføring av alle tennisturneringer Klubben har påtatt seg, herunder klubbturneringen.
  4. Fest- og miljøkomité er ansvarlig for arrangement av de fester som Klubbens styre fatter vedtak om. Det samme gjelder arrangement av miljøfremmende tiltak herunder arrangement av interne tennisturneringer med sosialt preg.

 

  • 22 Kontrollutvalg

 

Kontrollutvalget har følgende oppgaver:

  1. Påse at klubbens virksomhet drives i samsvar med klubbens og overordnet organisasjonsledds regelverk og vedtak.
  2. Ha et særlig fokus på at klubben har forsvarlig forvaltning og økonomistyring, at dets midler benyttes i samsvar med lover, vedtak bevilgninger og økonomiske rammer.
  3. Å bli forelagt alle forslag til vedtak som skal behandles på årsmøtet, og avgi en uttalelse til de saker som ligger innenfor sitt arbeidsområde.
  4. Føre protokoll over sine møter, avgi en beretning til årsmøtet, og foreta regnskapsrevisjon, med mindre klubben har engasjert revisor. I så fall skal utvalget minst ha et årlig møte med revisor, og kan ved behov selv engasjere revisor for å utføre de revisjonsoppgaver utvalget finner nødvendig.
  5. Utføre de ytterligere oppgaver som måtte følge av vedtatt instruks.

 

  • 23 Valgkomite

 

Valgkomiteen velges på årsmøtet på fritt grunnlag, etter innstilling fra styret, og skal legge

fram innstilling på kandidater til alle øvrige tillitsverv som skal velges på årsmøtet. Medlem

av valgkomite som selv blir kandidat til verv, plikter å tre ut av valgkomiteen med mindre

vedkommende skriftlig meddeler valgkomiteen og forslagsstiller at vedkommende ikke er

aktuell for vervet.

 

  • 24 Grupper

 

Klubbens årsmøte kan beslutt å opprette og nedlegge grupper og hvordan disse skal organiseres og ledes. Dette vedtas i forbindelse med årlig behandling av Klubbens organisasjonsplan, jfr.§ 18 nr. 9.

 

Dersom Klubbens årsmøte ved behandlingen av organisasjonsplanen har vedtatt å opprette grupper med gruppestyrer, gjelder følgende:

 

  1. a) Hver gruppe skal ha et gruppestyre på minst tre medlemmer. Gruppestyret velges på årsmøtet. Gruppen foreslår kandidater til gruppestyret til valgkomitéen. Eventuelt kan årsmøtet gi hovedstyret fullmakt til å oppnevne gruppestyrer etter forslag på kandidater fra gruppen.
  2. b) Gruppen avholder et årlig møte før årsmøtet i klubben. Hovedstyret fastsetter en siste frist for avholdelse av det årlige møtet. Møtet innkalles av gruppestyret med minst en ukes frist. Det årlige møtet skal behandle gruppens regnskap, og kan fremme innspill til hovedstyret om blant annet klubbens regnskap, årsberetning, treningsavgift, budsjett og årsplan.
  3. c) Gruppestyret konstituerer seg selv, med mindre annet er besluttet av årsmøtet.
  4. d) Gruppestyret fastsetter eventuell årlig treningsavgift innenfor rammen av fullmakt gitt av

årsmøtet.

 

Gruppestyret eller representanter for gruppen kan inngå avtaler eller på annen måte

forplikte klubben uten fullmakt fra hovedstyret.

 

V KLUBBENS ORDENSKOLLEGIUM OG RÅD

 

  • 25 Rådet

 

Klubbens råd er et konsultativt organ for styret. Rådet har rett til å uttale seg før styrets vedtak fattes i alle saker av vesentlig økonomisk interesse for Klubben. Rådet skal veilede styret i andre saker av viktighet, og kan selv ta initiativ overfor styret med forslag til saker styret bør ta opp. Rådet har rett til å ha en representant med talerett til stede på alle styremøter.

 

Rådet utdeler æresmedlemmenes pokal samt bragdpokalen for juniorer.

 

Rådet v/Rådskomitéen jfr. 5 ledd i denne paragraf, uttaler seg om foreslått æresmedlemskap.

 

Rådet velger selv sine medlemmer, og skal foruten Klubbens æresmedlemmer bestå av minimum 15 maksimum 25 medlemmer. Rådets medlemmer må være over 35 år, ha vært medlem av Klubben i minst 10 år samt ha vist betydelig interesse for Klubbens anliggender. Rådets medlemmer bør fortrinnsvis utpekes blant medlemmer med hederstegn.

 

Rådets funksjon som konsultativt organ m.m. jfr. første ledd, ivaretas av en rådskomité på 5 medlemmer. Komitéen oppnevnes av rådet selv og blant dets medlemmer. Rådets leder skal alltid være én av medlemmene. Valget skjer for ett år av gangen. Rådskomitéen velger selv sin leder. Komitéens medlemmer skal bestå av personer med jevn og nær tilknytning til Klubben. Styremedlemmer og tingvalgte komitéledere kan ikke ha sete i Rådskomitéen.

 

På første møte etter årsmøtet velger rådet ordfører, varaordfører, sekretær samt Rådskomité. Ordførerens funksjonstid er begrenset til to år ad gangen.

 

Rådet skal holde minst to møter hvert år (vår og høst). På rådets møter har styret rett til å være representert med inntil tre representanter. Rådet har anledning til å innkalle hele styret til sine møter.

 

Rådskomitéen holder møter så ofte det finnes nødvendig. Til Rådskomitéens møter er styrets leder eller viseleder forpliktet til å være til stede og gi den orientering komitéen har behov for.

 

  • 26 Ordenskollegiet

 

Klubben skal ha et ordenskollegium bestående av fem medlemmer, som velges av årsmøtet således:

 

  • Tre medlemmer som innehar hederstegnet velges for fem år ad gangen.
  • Ett medlem velges årlig.
  • Ett medlem skal være lederen i Klubbens styre.

 

Kollegiet velger selv sin leder og skal drive sin virksomhet i samsvar med statuttene for Klubbens hederstegn. Styret kan foreslå kandidater til kollegiet som imidlertid har den bestemmende myndighet. Avgjørelsene fattes ved alminnelig flertall hvis ikke annet er særskilt bestemt jfr. § 3, siste ledd. Kollegiet forestår utdelingen av tildelte hederstegn.

 

VI ØVRIGE BESTEMMELSER

 

  • 27 Lovendring

 

Styret skal oppdatere loven i samsvar med eventuelle endringer i NIFs lov/lovnorm, og gjøre endringene kjent for klubbens medlemmer så snart de er vedtatt av styret.

 

Øvrige lovendringer kan bare foretas på ordinært eller ekstraordinært årsmøte i klubben etter å ha vært oppført på sakslisten, og krever 2/3 dels flertall av de avgitte stemmer. Endringene trer i kraft straks, med mindre årsmøtet vedtar noe annet. Dersom årsmøtet vedtar lovendringer, sendes protokollen til idrettskretsen. Ved eventuell motstrid mellom klubbens regelverk og NIFs regelverk, går NIFs regelverk foran. Idrettskretsen kan, som overordnet organisasjonsledd, pålegge nødvendig endring for å unngå motstrid med NIFs regelverk.

 

Endringer i denne lovs §§ 27 og 28 kan ikke vedtas av klubben selv med mindre endringene følger av NIFs regelverk eller lovnorm.

 

  • 28 Oppløsning, sammenslutning, utmelding og annet opphør.

 

Forslag om oppløsning må vedtas med 2/3 flertall på to påfølgende årsmøter, der det etterfølgende årsmøte må avholdes minimum 3 måneder og maksimum 6 måneder senere. Dersom klubbens årsmøte vedtar oppløsning ved enstemmighet, er klubben oppløst uten påfølgende årsmøte. Klubben skal skriftlig varsle idrettskrets og særforbund senest 14 dager før klubbens årsmøte behandler forslag om oppløsning.

 

Sammenslutning med andre klubber anses ikke som oppløsning av klubben. Vedtak om sammenslutning eller utmelding fra særforbund og/eller NIF treffes i samsvar med bestemmelsene om lovendring, jfr. § 25.

 

Ved utmelding tilfaller klubbens eiendeler NIF eller formål godkjent av Idrettsstyret hvis det er ytet offentlig støtte/spillemidler til disse eiendeler. Ved oppløsning eller annet opphør av klubben tilfaller klubbens overskytende midler etter avvikling et formål godkjent av idrettskretsen. Underretning om at klubben skal oppløses, skal sendes til idrettskretsen 14 dager før klubben holder sitt ordinære årsmøte for behandling av saken.

 

 

 

————————-